Fileserver · Microsoft 365 · DMS
Euer ganzer Datenbestand, durchsuchbar
Altprojekte, Gutachten, Protokolle und Mails: MittelstandGPT findet die Antwort und nennt die Fundstelle bis auf die Seite.
Einsparpaket aus dem Projektordner: Was hat die Gemeinde zum Einsparpaket entschieden? Protokolle, Schreiben und Kostenschätzung werden durchsucht. Ein Beschluss ist noch nicht belegt, und das steht offen da. Die vorgeschlagenen Maßnahmen kommen als Tabelle mit Einsparung und Fundstelle.
So läuft’s
- 1Rein
Anbinden
Wir binden euren Fileserver gemeinsam mit eurer IT an. Outlook und SharePoint fragt der Chat live ab, einzelne Ordner ladet ihr im Browser hoch.
- 2Arbeit
Aufbereiten
Jede Datei wird für Stichwort- und Bedeutungssuche aufbereitet. Identische Kopien werden erkannt und nur einmal indexiert.
- 3Raus
Fragen
Im Chat in eigenen Worten fragen. Die Antwort nennt ihre Fundstelle bis auf die Seite. Was ihr für Admins gesperrt habt, taucht für andere nicht auf.
Die Antwort steht schon in euren Unterlagen
Eine Fachfrage, beantwortet aus Norm und eigenem Prüfbericht. Offene Punkte aus Protokollen, Mails und DMS als Mail. Eine Abschlagsrechnung, gegen den Vertrag geprüft.
Rechnung, Bauvertrag und Zahlungsübersicht kommen direkt aus dem Projekt. Titel, Nachträge, Abzüge, Einbehalt und MwSt sind nachgerechnet, und die Prüfung sagt klar, was ohne Aufmaßblätter nicht prüfbar ist.
Rein
Raus
Eine Frage zur Planung einer Brandmeldeanlage: Normen und euer eigener Prüfbericht werden durchsucht, die Antwort zeigt die Tabelle mit der markierten Zeile. Die Kurznotiz als Word kommt gleich mit.
Rein
Raus
Was ist mit dem Architekten noch offen? Protokolle, Mails, DMS und Projektordner werden durchgesehen. Heraus kommt die Mail mit allen Punkten und Belegen.
Rein
Raus
Rechnungsprüfung
Abschlagsrechnung aus dem Projektordner
Rechnung, Bauvertrag und Zahlungsübersicht kommen direkt aus dem Projekt. Titel, Nachträge, Abzüge, Einbehalt und MwSt sind nachgerechnet, und die Prüfung sagt klar, was ohne Aufmaßblätter nicht prüfbar ist.
Rein
Raus
Normen und Firmenwissen
Fachfrage aus Norm und eigenem Prüfbericht
Eine Frage zur Planung einer Brandmeldeanlage: Normen und euer eigener Prüfbericht werden durchsucht, die Antwort zeigt die Tabelle mit der markierten Zeile. Die Kurznotiz als Word kommt gleich mit.
Rein
Raus
Postfach
Offene Punkte als Mail
Was ist mit dem Architekten noch offen? Protokolle, Mails, DMS und Projektordner werden durchgesehen. Heraus kommt die Mail mit allen Punkten und Belegen.
Rein
Raus
Fragen zur Datenanbindung
Wie eure Daten angebunden werden und wer was sieht.
Die Anbindung richten wir gemeinsam mit eurer IT ein. Euer Fileserver bleibt dabei, wie er ist, und eure Ordnerstruktur auch.
Nein. Sie werden live über Microsoft 365 durchsucht, wenn ihr fragt. Greyhound DMS und Exchange lassen sich ebenso als Live-Werkzeug anbinden.
Ohne Regel liest jeder im Unternehmen alles, wie auf dem Fileserver. Ordner oder einzelne Dateien lassen sich auf „Nur für Admins“ stellen; dann finden, öffnen und zitieren andere Nutzer sie auch in Suche und Chat nicht.
Jede Antwort nennt ihre Fundstelle bis auf die Seite. Die Suche verbindet Stichwortsuche (BM25) mit Bedeutungssuche: Sie findet Norm- und Projektnummern genauso wie umschriebene Fragen. Die Aussage prüft ihr an der Quelle.
Nein. Wir binden den Bestand so an, wie er auf dem Server liegt.
Gespeichert in Deutschland, ohne Training mit euren Daten. Alle Maßnahmen stehen auf der Seite Sicherheit.
Seht euren eigenen Datenbestand im Chat
In der Demo zeigen wir euch, wie die Anbindung an euren Fileserver abläuft.